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The Beer Store – Services gérés Office 365

26 janvier 2018

À propos du client

The Beer Store, une coopérative sans but lucrative appartenant à 34 brasseurs établis en Ontario, est le principal distributeur de bière en Ontario et dans les provinces de l’Ouest. Ayant ouvert son premier entrepôt il y a plus de quatre-vingt-dix ans, The Beer Store exploite aujourd’hui plus de 450 magasins de détail et emploie plus de 7 700 personnes à travers le Canada.





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Défis

Les communications sont essentielles pour relier les unes aux autres toutes les composantes mobiles d’une entreprise qui croît et évolue constamment. The Beer Store utilisait un vieil environnement Exchange hébergé pour la messagerie et une solution d’archivage tierce qui n’étaient plus à même de répondre aux besoins changeants du marché. Il devenait de plus en plus pressant de se doter d’un ensemble d’outils modernes et de meilleure qualité. Il était devenu évident, pour

The Beer Store, que l’organisation était prête pour une transformation numérique importante. The Beer Store a reconnu qu’elle n’était pas en mesure d’offrir le niveau de services requis pour bien gérer les communications de l’organisation et améliorer l’efficacité opérationnelle des TI. De meilleurs outils de sécurité étaient également nécessaires pour protéger les données et la propriété intellectuelle de l’organisation. En outre, pour attirer les milléniaux qui arrivent sur le marché du travail, l’organisation devait leur offrir des appareils modernes et un meilleur accès mobile, de sorte qu’ils puissent travailler ensemble en tout temps, peu importe où ils se trouvent.

« Nous tentions de travailler avec une application désuète. Du point de vue des TI, il était nécessaire de faire la transition vers le « nouveau monde », et nous devions le faire de façon rentable », a mentionné Jennifer Mason, directrice des TI, Développement des applications. « Le statu quo n’était pas une option pour nous. »

Étant dans le commerce de la vente au détail et de la distribution de la bière, et non dans celui des TI, The Beer Store s’est tournée vers Itergy pour obtenir une solution entièrement gérée, de façon à moderniser et à optimiser ses plateformes de collaboration et de communication organisationnelles.

Solutions et bénéfices

Dans le cadre d’une Expérience d’immersion client (EIC), l’équipe d’Itergy a montré à The Beer Store de quelle façon l’automatisation dans le Cloud lui permettrait de régler les divers problèmes éprouvés.L’EIC de Microsoft est beaucoup plus qu’une simple démonstration. Il s’agit d’une simulation pratique qui montre aux dirigeants d’entreprise de quelle façon les outils modernes contribuent à la collaboration. Les employés de The Beer Store ont eu la chance de voir leurs propres applications et données évoluer dans un environnement entièrement modernisé; il leur a donc été facile d’imaginer ce qu’Office 365 et les fonctions de la version Entreprise pourraient apporter à leur travail.

« Nous avons collaboré avec des représentants des domaines de la vente au détail, de la logistique, des ressources humaines, de l’analyse opérationnelle, de la distribution et des finances. Ils ont donc tous bien compris comment les technologies Cloud de Microsoft s’intègreraient les unes aux autres afin de créer des solutions d’entreprise », a mentionné Riyaz Lalani, stratège technologique, Itergy.

Afin d’améliorer les solutions de collaboration et de communication organisationnelles, The Beer Store a entrepris une transformation numérique fondée essentiellement sur la solution Cloud Office 365 de Microsoft, laquelle offre une nouvelle plateforme de messagerie ainsi que les services Exchange Online, Skype Entreprise, SharePoint et OneDrive.

Avant la mise en œuvre d’Office 365 Entreprise de Microsoft et des services gérés d’Itergy, les applications en silos de The Beer Store nuisaient aux communications et à la productivité des employés. Le remplacement de l’ancien système par Office 365 Entreprise de Microsoft leur a offert la technologie dont ils avaient besoin pour accroître leur productivité et normaliser leur plateforme de communication d’entreprise. Les employés disposent maintenant des outils modernes et sécurisés nécessaires pour travailler efficacement en équipe.

« Les courriels archivés représentaient un problème important pour nous », a expliqué Nicole Lind, gestionnaire de projets de TI pour The Beer Store. « Une fois les courriels archivés, les utilisateurs devaient utiliser un outil différent pour y accéder. L’intégration avec Outlook a grandement simplifié les recherches. »

Conclusion

« Nous ne pourrions pas être plus satisfaits du résultat. », a affirmé Ted Moroz, PDG, The Beer Store. « La transition vers les services gérés Office 365 d’Itergy s’est déroulée en douceur, dans les délais et dans les limites du budget, ce qui est le bienvenu dans n’importe quelle organisation. »

« Je suis très heureuse lorsque je vois des personnes comme le vice-président des finances ou le directeur de la planification stratégique utiliser les outils, par exemple pour préparer les procès-verbaux des réunions et les présentations au conseil d’administration dans un environnement sécurisé. Le fait qu’ils aient adopté les outils signifie beaucoup pour l’organisation. Ils prêchent par l’exemple et, ce faisant, suscitent l’intérêt des autres », a ajouté Mme Mason. « En outre, grâce à la mobilité accrue qu’offre la solution, les employés ne sont plus confinés entre nos quatre murs », a souligné Mme Lind.

The Beer Store a également réalisé des économies considérables. Une fois les coûts initiaux absorbés, la solution de services gérés a donné lieu à une réduction annuelle moyenne de 44 % des coûts de fonctionnement des outils de messagerie et de collaboration de l’organisation.

« Nous sommes un centre de coûts, une coopérative, appartenant à 34 brasseurs ontariens », a indiqué Mme Mason. « Les coûts et la façon de contrôler les dépenses sont nos priorités. Le passage aux services gérés Office 365 d’Itergy était réellement la bonne décision pour notre organisation. »

« Le niveau de compétence des experts-conseils d’Itergy était phénoménal », a affirmé Mme Mason. « Ils étaient toujours prêts à creuser pour trouver des solutions à nos problèmes. Ils ont également collaboré avec un fournisseur externe, et l’expérience a été tout à fait positive. Ils ont été très professionnels. »

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