ELTE – Migration Office 365
À propos du client
Situé à Toronto, ELTE est un détaillant de meubles haut de gamme qui dessert à la fois une clientèle privée et de grandes entreprises comme les hôtels Ritz Carlton. L’entreprise a pour vision d’apporter des articles d’ameublement uniques de partout à travers le monde au Canada, vision qui a été préservée par une gestion familiale de quatre générations. ELTE a été sacré détaillant de l’année tant au Canada qu’aux États-Unis. ELTE se fait une fierté d’offrir un service à la clientèle hors pair. La communication quotidienne avec les clients se fait en grande partie par courriel et nécessite l’inclusion de fichiers volumineux.
Défis
L’entreprise était confrontée à de nombreux problèmes avec son système de messagerie désuet, ce qui nuisait à la capacité des employés à collaborer entre eux et à communiquer avec les clients. L’objectif principal était de migrer vers un environnement de messagerie comportant des fonctions qui n’étaient pas offertes avec l’ancien système, comme la possibilité de planifier des ressources pour les rencontres, la prise en charge de fichiers plus volumineux et la possibilité d’envoyer plusieurs pièces jointes.
Solutions et bénéfices
Castle a travaillé de pair avec Itergy, un partenaire Microsoft certifié Or, afin de trouver la solution optimale pour ELTE. Microsoft Office 365, un service en ligne qui combine des applications Microsoft Office courantes avec des fonctionnalités de courriel, de calendrier, de collaboration et de communication, s’est avéré idéal pour améliorer la fiabilité du service, faire le suivi des ressources et réduire les coûts.
L’équipe d’Itergy, dirigée par l’architecte de solutions Rami Wehbe, a créé un plan détaillé de la stratégie et de la migration pour assurer la transition du système patrimonial sur place vers l’infrastructure de messagerie de Microsoft Office 365, et ce, sans entraver le travail quotidien des utilisateurs d’ELTE. Dans le cadre de cette stratégie, l’équipe d’Itergy a fait appel à l’outil de migration IMAP « out of the box » de Microsoft Office 365 afin de réduire les coûts de la migration. Itergy a fait une simulation de la migration qui a minimisé l’impact de celle-ci, en plus de permettre la formation des individus.
Grâce à Office 365, ELTE a atteint son objectif de livrer un système de messagerie fiable qui répond aux besoins des usagers, permet de mieux voir la disponibilité des personnes et ressources et réduit les coûts. Les employés ne perdent plus de temps à envoyer de nombreux courriels aux clients afin de leur faire parvenir plusieurs pièces jointes, ce qui a eu pour effet d’améliorer la satisfaction de leur clientèle. Les employés économisent aussi du temps, car ils ne sont plus obligés de gérer et de supprimer leurs vieux messages pour éviter de perdre leur accès lorsqu’ils ont dépassé leur limite. En ce qui concerne les tâches liées aux courriels, Castle estime que la productivité des employés a augmenté de 50 %.