UCDSB – Services gérés Office 365
À propos du client
Situé dans l’Est de l’Ontario, l’UCDSB couvre plus de 12 000 kilomètres carrés. Le personnel, qui compte plus de 4300 employés, veille aux besoins de 28 000 étudiants répartis à travers 86 écoles différentes. Sous la direction de Jim Guerin, gestionnaire des systèmes de TI, une équipe relativement restreinte travaille avec dévouement pour soutenir et maintenir les systèmes existants.
Défis
L’UCDSB perçoit la technologie comme un des principaux moteurs de son succès. C’est dans cette optique que Jim et son équipe ont entrepris d’introduire O365 dans l’environnement. O365 offrait en effet la promesse d’une puissante plateforme de collaboration et de communication dans le Cloud mais également plusieurs défis:
- L’intégration de la nouvelle technologie O365 à l’environnement existant risquait d’être très complexe.
- L’équipe des TI d’UCDSB ne disposait pas de capacités et de compétences suffisantes pour réaliser le projet elle-même.
- La nouvelle technologie avait le potentiel de fournir un environnement de maintenance plus proactif et préventif. Toutefois, l’équipe de TI n’était pas familière avec la mise en place de telles fonctionnalités et voulait s’assurer d’en tirer tout le profit.
Solutions et bénéfices
«Après avoir étudié toutes les options, Jim a conclu qu’un partenariat serait la meilleure solution et permettrait l’accès à une équipe spécialisée possédant un ensemble de compétences approfondies, une solide expertise et des méthodologies éprouvées».
Itergy venait tout juste de lancer son offre de services de gestion Office 365 pour le secteur de l’éducation qui répondait exactement aux besoins de l’UCDSB, car elle fournissait les avantages suivants:
- Surveillance proactive. Itergy possède les outils et processus pour surveiller et gérer l’environnement d’un client, en plus de détecter les risques potentiels avant que ceux-ci ne nuisent à l’organisation.
- Ressources compétences. L’équipe d’experts techniques d’Itergy est disponible en cas de besoin.
- Un service géré basé sur des niveaux de service.
Afin d’assurer la transition vers ses services gérés Office 365 pour le secteur de l’éducation, Itergy a fait appel à sa méthodologie précise qui inclue : Établissement d’une correspondance entre les exigences du client et le catalogue de services de Itergy, établissement des niveaux de services, initialisation, transition des services, transition de l’infrastructure et transition des opérations.
L’adoption des services de gestion O365 d’Itergy a procuré de nombreux avantages à l’UCDSB:
- Utilisation stratégique des ressources et talents. L’accès aux services d’Itergy a permis de libérer les ressources de TI afin que celles-ci puissent se consacrer à réduire l’effort administratif des professeurs. Ces derniers ont ainsi bénéficié de plus de temps pour enseigner.
- Prévention des problèmes. Les services d’Itergy donnent accès aux outils et aux analyses qui aident l’UCDSB à assurer la disponibilité et la performance de ses ressources pour les usagers, de même qu’à communiquer efficacement avec ces derniers. Ce volet des services se veut proactif, et il aide l’UCDSB à éviter les problèmes avant qu’ils ne surviennent.
- Résolution rapide. Grâce à l’aide d’Itergy, l’UCDSB a été en mesure de réduire le nombre de problèmes et le temps de résolution.
- Réponse positive de la communauté. Avec des options comme le portail familial pour partager des informations entre parents élèves et professeurs, les parents ont aussi rapporté qu’ils perçoivent les avantages d’une équipe capable de livrer des services à valeur ajoutée.