Avant

• Chaque premier jour du mois, Justine présente et partage un rapport avec les principales parties prenantes.

• Pour créer le rapport, Justine recueille et transfère manuellement des données à travers les applications et les plates-formes du client et de l’entreprise, et rassemble des informations auprès de collègues de différents départements. Cette tâche répétitive prend beaucoup de temps, est sujette à l’erreur humaine et dépend de la participation de diverses parties.  

• Lorsque Justine partage le rapport en externe ou avec d’autres départements, elle doit le filtrer manuellement afin qu’il ne contienne que les sections pertinentes pour chaque public. 

• Justine souhaiterait pouvoir se concentrer sur ses tâches principales sans perdre du temps à trier de multiples sources de données disparates. 

Après

• Chaque mois, pour créer son rapport, Justine combine les capacités de Microsoft Power Apps, Power BI et Power Automate pour accéder à des rapports en temps réel. Les données sont automatiquement récupérées et mises à jour, ce qui réduit le risque d’erreur.

• Justine ne se fie pas à d’autres personnes pour obtenir des informations. Cette tâche n’est plus répétitive, n’est plus sujette à l’erreur humaine et ne prend plus de temps.

• Les rapports Power BI sont interactifs, donc si Justine a besoin de les modifier, elle peut le faire facilement. 

• Justine peut définir des droits de visualisation pour des publics spécifiques. Les rapports peuvent être partagés automatiquement par courriels à des dates précises ou consultés en temps réel. 

Avant

• Chin collabore régulièrement avec Alyssa et Abdul, aide nécessaire pour mener à bien ses projets. 

•  Ils gèrent le contenu avec SharePoint et partagent les versions finales à partir de leur site d’équipe.

• Ils communiquent individuellement par équipe. Chin assigne et gère les tâches par courriel. Par exemple, lorsqu’une tâche est terminée, Chin, Alyssa et Abdul envoient manuellement des courriels de groupe.
• Chin oublie parfois de faire des suivis avec Alyssa et Abdul pour s’assurer qu’ils travaillent sur les tâches qui leur sont assignées. 

• Chin se sent agacé et découragé lorsqu’Alyssa et Abdul se renvoient la balle. Par exemple, Alyssa envoie un courriel qui dit : « J’ai envoyé un courriel à Abdul, mais je n’ai pas reçu de réponse, alors j’attends toujours ». Abdul répond : « Alyssa m’a envoyé des informations incomplètes. Je lui ai répondu, mais elle n’a pas répondu. » Enfin, Alyssa dit : « J’ai demandé à Abdul de faire ce travail, mais il l’a délégué à son collègue Richard, et Richard ne l’a pas fait. »

• Chin est souvent frustré que le travail d’Alyssa et d’Abdul ne soit pas à la hauteur de ses exigences. Ils ont leur propre façon de travailler et leurs propres priorités.

• Le travail n’est pas centralisé, ce qui entraîne des goulots d’étranglement et une grande marge d’erreur. 

Après

• Chin, Alyssa et Abdul collaborent sur des projets en utilisant un site d’équipe. Toutes les informations relatives au projet sont centralisées et faciles à trouver, et l’équipe peut discuter en temps réel à partir de l’application. 

• Lorsque Chin assigne une tâche à Alyssa ou Abdul, un message est automatiquement envoyé à l’un ou l’autre pour qu’il approuve la tâche. 

• Chin définit un rappel qui lui sera automatiquement envoyé, ainsi qu’à Abdul ou Alyssa pour rappeler à chacun ses tâches. 

• Alyssa et Abdul prennent leurs responsabilités en utilisant le site de l’équipe pour communiquer, ce qui soulage l’agacement et le découragement de Chin. Si Alyssa a besoin de l’approbation d’Abdul pour quelque chose, il lui suffit de cliquer sur un bouton pour qu’un formulaire soit créé et qu’un message soit envoyé automatiquement pour alerter Abdul et informer Chin que l’approbation est en route. Si Abdul n’est pas au bureau, un transfert automatique de la tâche est envoyé à son collègue Richard pour qu’il puisse l’approuver, puis une notification est envoyée à toutes les parties concernées.

• Lorsqu’une tâche est approuvée, elle est automatiquement marquée comme terminée, et toutes les informations sont partagées avec les bonnes personnes en temps réel.

• Comme l’application automatise toutes les informations et crée des formulaires, tout le monde travaille à partir des mêmes normes spécifiques et avec les mêmes priorités, ce qui réduit le risque d’erreurs et d’incohérences.
   
• En centralisant et en automatisant le travail, Chin peut identifier les goulets d’étranglement et les erreurs, ce qui l’aide à évaluer comment améliorer le travail de son équipe. 

Avant

• Amina works on multiple projects with multiple people across multiple departments, including in her own department, marketing… Amina travaille sur plusieurs projets avec plusieurs personnes dans plusieurs départements, y compris dans son propre département dédié au marketing.

• Amina utilise Microsoft Teams pour communiquer avec ses pairs, partager les données de l’entreprise, prendre des notes et travailler sur des projets. Elle est membre de 15 sites d’équipe différents et peut en créer de nouveaux quand elle le souhaite.

• Lorsqu’elle crée un nouveau site d’équipe, de nouveaux risques de sécurité comme l’accès non protégé aux données de l’entreprise sont introduits dans le réseau de l’entreprise. 
• Si des centaines de pairs d’Amina créent également de nouveaux sites et canaux d’équipe, les risques de sécurité et de surface d’attaque augmentent de manière exponentielle, ce qui signifie qu’une perte de contrôle est probable.

Après

• Lorsqu’Amina veut créer un site d’équipe pour collaborer avec ses pairs, elle remplit un formulaire dans un système en libre-service qui suit un processus normalisé et automatisé. Ce processus met en place et approuve les autorisations et les barrières de sécurité appropriées, conformément aux politiques de l’entreprise.   

• Cela masque la complexité de l’application et supprime la nécessité de former les employés.

• Amina peut tout de même créer un site Team quand elle en a besoin, mais avec les avantages supplémentaires de la normalisation, de l’automatisation et de la sécurité.

Avant

•  Issa vient d’être embauchée dans l’entreprise, héritant de toutes les responsabilités de Lena pendant son congé de maladie.    

• Comme les responsabilités de Lena sont propres à son rôle, lorsqu’elle a quitté, aucune des connaissances sur la façon d’accomplir les tâches n’a pu être transférée à Issa. Non seulement elle est la seule employée à savoir comment faire ce travail, mais toutes les données de l’entreprise nécessaires à ce travail sont réparties dans les applications de l’entreprise. 

• Avec l’aide de son responsable et du service informatique, Issa a trouvé des procédures et des documents importants sur le SharePoint de l’entreprise. Il n’en reste pas moins qu’il doit passer beaucoup de temps à apprendre comment les choses se font dans sa nouvelle entreprise et dans son nouveau rôle, et à refaire une partie du travail qu’il n’a pas pu trouver ou comprendre.  

• L’inefficacité du processus de transition a nui non seulement aux performances d’Issa, mais aussi aux activités de l’ensemble du service et à la productivité des collègues qui dépendent de son travail. Pendant un certain temps, l’entreprise a même dû interrompre certaines activités essentielles à son succès. 
• Issa essaie de rester positif dans ces circonstances frustrantes, mais il aurait aimé que son nouvel employeur soit en mesure de lui fournir les outils nécessaires pour une intégration plus rapide dans l’équipe.    

Après

• Dès son arrivée, Issa a reçu automatiquement toutes les informations nécessaires pour commencer à exécuter le travail, sans avoir à les rechercher.
• Les tâches qui ne nécessitent pas de contact humain (par exemple, la saisie de données, la gestion de la boîte de réception, les réponses et notifications automatiques, la transmission d’informations, les dépenses et la facturation) sont prises en charge par la technologie plutôt que de compliquer le travail d’Issa.  

• Il a constaté que non seulement les documents et les données de l’entreprise sont bien structurés, mais que le partage d’informations entre plusieurs plateformes et employés se fait sans effort grâce à des automatisations basées sur des déclencheurs qui varient en fonction des différents scénarios et processus de tâches.     

• Avec toutes les informations dont il a besoin à portée de clic, Issa peut se plonger directement dans son rôle avec moins de formation et moins de tracas causés par un travail manuel secondaire. Habilité à contribuer à son environnement de travail, Issa est convaincu d’avoir fait le bon choix pour son avenir et celui de l’entreprise.